Du kan invitere de personer, der skal deltage i virksomhedsmålingen på flere forskellige måder. Enten ved at importere en datafil med medarbejdernes data eller ved at taste dem ind manuelt. Du kan også gemme deltagerne som en stående organisering i GAIS, som du kan trække på, når du skal lave den næste måling.
Guiden her gælder uanset om du udfylder detaljerne for en fuld, Quick- eller Faktormåling.
Du skal vælge mellem 3 forskellige måder at invitere deltagere:
- Via datafil: Hvis du skal invitere mange deltagere (flere end 10) anbefaler vi, at du gør det via en importeret CSV-fil. Der er store fordele at vælge at importere en datafil. Du har alle oplysninger om deltagerne samlet et sted, så oplysninger om hver bruger let kan kobles til målingen. En anden fordel er, at deltagerne ikke selv skal svare på spørgsmål, som du allerede har, og dermed kan skrive ind i datafilen.
- Via manuel indtastning: Hvis du enten vil lave en test af GAIS eller invitere få deltagere til din måling, kan du indtaste navn og email på hver deltager manuelt. Ved valg af manuel indtastning går du også glip af mulighed for at definere nærmeste leder for hver deltager. Information om nærmeste leder kan senere bruges til at skabe dialog mellem leder og deltager på baggrund af kommentarer fra målingen. Denne funktion er ikke tilgængelig ved manuel indtastning.
- Via GAIS-organisation: Hvis du har oprettet en organisering i GAIS på jeres virksomhedsprofil, kan du invitere deltagere via denne. Læs om, hvordan du opretter en virksomhedsprofil og inviterer administratorer.
Mindst 5 deltagere: Du skal være opmærksom på, at der skal være mindst 5 deltagere i en måling for at GAIS kan generere en rapport. Det er for at sikre deltagernes anonymitet.
2. Invitér deltagere ved import af datafil
OBS: Det er meget vigtigt at være grundig med din datafil. Den er nemlig grundlaget for dine efterfølgende muligheder for at filtrere og arbejde med dine data.
Format på datafilen
En datafil er en oversigt, hvor alle dem, du vil invitere til at deltage i GAIS-målingen, er oplistet. En datafil skal som minimum indeholde hver enkelt deltagers navn og e-mailadresse, men jo flere oplysninger, datafilen indeholder, jo større mulighed har du for at filtrere i data efterfølgende.
Datafilen skal enten være i filformatet CSV (comma-separated value) eller som Excel-fil (XLS eller XLSX).
Din datafil skal som minimum indeholde:
- kolonneoverskrifter i øverste række
- kolonnerne Navn og e-mail, så GAIS ved, hvem deltagerne er og kan udsende invitationer
Eksempel på datafil
Flere oplysninger i datafil
GAIS indsamler altid fire obligatoriske baggrundsoplysninger: køn, alder, stilling og land. Derudover kan du tilføje dine egne baggrundsoplysninger, som data senere kan filtreres ud fra. Det kan være meget brugbart senere i processen, hvis du fx gerne vil kunne sortere målingens resultater ift. nærmeste leder, den afdeling, deltagerne er placeret i mm. De obligatoriske baggrundsoplysninger kan med fordel også optræde i din datafil.
Du kan ikke senere i forløbet tilføje kolonner med data, så tænk grundigt over på forhånd, hvad du får brug for senere.
Vigtige opmærksomhedspunkter
Mindst 5 deltagere: Inden for hver gruppe, du ønsker at filtre data på, skal der være mindst 5 deltagere af hensyn til anonymitet.
Aldersintervaller: I din datafil anbefaler vi kraftigt, at alder angives i intervaller som fx. 18-29 år, 30-39 år, 40-49 år osv., da der som ovenfor nævnt skal være mindst fem deltagere i hver gruppe af hensyn til anonymitet. Derfor kan være uhensigtsmæssigt at angive alder som et specifikt tal eller fødeår, fx. 39 år eller 1967.
Nærmeste leder: Du kan med stor fordel lade din datafil indeholde oplysning om, hvilken leder der kobles til den enkelte medarbejder. Det åbner op for flere funktionaliteter i GAIS, som fx muligheden for dialog (anonymt) mellem leder og medarbejdere. Lav en kolonne, hvor du angiver navnet på den nærmeste leder ud fra hver medarbejder.
Ledelsesansvar: Det kan være meget brugbart at lade datafilen indeholde oplysning om ledelsesansvar. Altså at oprette en kolonne, hvor det ud for hver deltager angives, om vedkommende har ledelsesansvar (fx personaleledelsesansvar) eller ikke. Med den viden kan du senere i processen sortere mellem ledere og medarbejdere i afrapporteringen - fx se på alle medarbejderes arbejdslyst i afdeling x eller alle lederes arbejdslyst samlet set.
Overskrivning af manuel data: Vær opmærksom på, at hvis du allerede har tilføjet deltagere manuelt, overskrives disse ved import af CSV eller Excel-fil.
Max 1000 rækker i datafil: Du skal også være opmærksom på, at du maksimalt kan importere 1000 rækker.
Ingen tomme felter: Husk, at der ikke må være tomme felter i datafilen (fx et navn, mailadresse eller andet). Alle felter skal være udfyldt for alle deltagere.
Når du har importeret din datafil, bliver du automatisk sendt videre til Tilføj filtre.
Dine ændringer gemmes automatisk
GAIS gemmer automatisk din seneste uploadede datafil.
3. Inviter deltagere ved manuel indtastning
Hvis du vælger manuel indtastning, skriver du manuelt e-mail og navn på hver person, der skal deltage. Indtast dem en ad gangen og tryk for hver gang på Tilføj. Når du har tilføjet alle deltagere, afslutter du med Næste skridt: filtre til målingen.
Dine ændringer gemmes automatisk
GAIS gemmer automatisk de deltagere, du har indtastet.
4. Inviter deltagere ved at bruge "organisering" som datakilde
Hvis du tidligere har oprettet en organisering af din virksomhed på din virksomhedsprofil, kan du bruge den som datakilde til din måling. Læs om at oprette en organisation.
Hvis du vil bruge din organisering som datakilde, skal du trykke på Se organisation. Nu kan du se et overblik over de deltagere, du har oprettet i din organisering.
Hvis listen fortsat svarer til virkeligheden i virksomheden, kan du bruge den som datakilde til din måling ved at swipe knappen til højre.
Hvis organiseringen ikke er opdateret, kan du opdatere den ved at uploade en ny datafil.
OBS: Vær opmærksom på, at når du opdaterer med en ny datafil, overskriver du den tidligere datafil, som dine tidligere måling bygger på. Du kan altså ikke se en historik i de datafiler, som du har brugt tidligere.
Dine ændringer gemmes automatisk
GAIS gemmer automatisk din seneste opdaterede organisering.
Tilføj og slet deltagere i efterfølgende målinger
Det er muligt at føje nye deltagere til og slette eksisterende deltagere i undersøgelsen på et senere tidspunkt - både i efterfølgende målinger og undervejs i en pulsmåling. Det gælder både, hvis du har importeret en datafil eller har indtastet deltagerne manuelt. Læs her hvordan.
5. Oplever du problemer ved upload af datafilen?
Det er vigtigt, at du er opmærksom på følgende, hvis du løber ind i problemer:
Max 1000 rækker i datafil: Du skal også være opmærksom på, at du maksimalt kan importere 1000 rækker.
Ingen tomme felter: Husk, at der ikke må være tomme felter i datafilen (fx et navn, mailadresse eller andet). Især hvis man har brugt copy + paste til at indsætte mailadresser og navne, kan der forekomme mellemrum før eller efter teksten.
Udfyld alle felter: Alle felter skal være udfyldt for alle deltagere.
Vær opmærksom på stavemåder: Deltagernes navne skal være stavet ens i alle felter. Det samme gælder, hvis der er fx er skrevet "marketingafdelingen" et sted, må der ikke stå "marketing afdelingen" et andet sted i filen.